1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist die

Vierlande Food-Service GmbH
Kartoffelweg 1
49632 Essen
Tel. 05438/51310
info@vierlande-food.de

2. Datenschutzbeauftragte

Zu allen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und mit der Wahrnehmung Ihrer Rechte gemäß der DSGVO stehenden Fragen können Sie sich gerne an unsere Datenschutzbeauftragte wenden:

Isabell Heyer
Tel. 05438/51-605
datenschutz@vierlande-food.de

3. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

Es werden nur personenbezogene Daten erhoben, die der Hinweisgeber bewusst mitteilt: 

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• weitere personenbezogene Daten, die im Rahmen der Beschreibung des Hinweises entstehen

4. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Das Hinweisgebersystem steht Mitarbeitern unseres Unternehmens und Dritten (z.B. Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten, Mitarbeiter verbundener Unternehmen) zur Hinweismeldung zur Verfügung. Das Hinweisgebersystem dient der Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Verstöße gegen das Unionsrecht nach EU-Richtlinie 2019/1937, insbesondere über strafbare Handlungen, die zu einer Gefährdung unseres Unternehmens führen können als auch zur Aufnahmen von allgemeinen Prozessmängel und Schwachstellen, die einen entsprechenden Handlungsbedarf erfordern.

Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der von Ihnen bewusst mitgeteilten personenbezogener Daten, um Verstöße innerhalb unseres Unternehmens zu vermeiden und aufzudecken, um die Rechtmäßigkeit interner Verfahren zu prüfen und um unsere Integrität zu schützen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten (des Hinweisgebers sowie der von der Meldung betroffenen Person) ergibt sich somit aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG, Art. 88 DSGVO:

• Die Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich darüber hinaus aus einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 25a Abs. 1 Satz 6 Nr. 3 KWG. 
• Soweit der Hinweisgeber seine Identität gewollt oder bewusst preisgeben möchte, ist die Rechtsgrundlage für diese Angaben eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO (bewusste Aufhebung der Anonymität). Sie haben das Recht Ihre Einwilligung jederzeit gem. Art. 7 Abs. 2 DSGVO zu widerrufen, wobei dies jedoch faktisch nur bis zu einem Monat nach erfolgter Meldung wirksam möglich wäre, da die beschuldigte Person gem. Art. 14 Abs. 3 lit. a) DSGVO spätestens einen Monat nach der Meldung über die Verarbeitung seiner Daten und über die Identität des Hinweisgebers informiert werden muss.

5. Empfänger Ihrer Daten

Bei der Meldung von Verstößen gegen Verhaltensweisen erhält die dafür vorgesehene Abteilung (bspw. Revision, Compliance sowie ggf. involvierte Konzernunternehmen) die personenbezogenen Daten zur weiteren internen Verarbeitung.
Bitte beachten Sie, dass gem. Art. 14 DSGVO innerhalb eines Monats nach der Meldung von Missständen ohne Kenntnis der betroffenen Person, diese gegebenenfalls unter Preisgabe der Identität des Hinweisgebers informiert werden muss.
Eine Weitergabe und die Verarbeitung der Daten an einen Mitarbeiter in dem von der Meldung betroffenen Unternehmen, soweit dies zur Aufklärung erforderlich ist, bedarf der vorherigen Einwilligung des Hinweisgebers. Wir weisen darauf hin, dass im Fall dieser Einwilligung der Empfänger gem. Art 14 DSGVO verpflichtet sein kann, den von der Meldung Betroffenen einen Monat nach Kenntniserlangung auch von der Identität des Hinweisgebers zu informieren, spätestens jedoch, wenn diese Unterrichtung eine wirksame Untersuchung des Vorwurfs oder die Sammlung der erforderlichen Beweise nicht gefährden würde. Wenn ein Hinweisgeber eine Einwilligung zur Offenlegung seiner Identität erteilt, kann er diese gem. Art. 7 Abs. 2 DS-GVO bis zu einem Monat nach erfolgter Meldung widerrufen.
Eine Beschlagnahmefreiheit kann nicht zugesichert werden. Mit Beschluss Landgerichts Bochum vom 16.03.2016 wurde ausdrücklich eine Beschlagnahme durch die Staatsanwaltschaft zum Zwecke der Erforschung der Identität eines Hinweisgebers zugelassen.

6. Übermittlung in ein Drittland

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern bzw. löschen die im Rahmen der Aufklärung von Hinweisen erhobenen Daten nach Maßgabe der einschlägigen datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere gemäß Art. 17 DSGVO. Danach werden wir Ihre Daten grundsätzlich dann löschen, wenn sie für die in diesen Datenschutzhinweisen genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften oder unsere berechtigten Interessen können jedoch eine längere Aufbewahrung Ihrer Daten rechtfertigen.

8. Datensicherheit

Wir legen sehr großen Wert auf die größtmögliche Sicherheit unseres Systems und setzen moderne Datenspeicherungs- und Sicherheitstechniken ein, um Ihre Daten optimal zu schützen. Alle Systeme, in denen Ihre personenbezogenen Daten gespeichert sind, sind gegen Zugriff geschützt und nur einem bestimmten Personenkreis zugänglich.

9. Ihre Rechte

Als Hinweisgeber sowie als in der Meldung genannte Person haben Sie folgende Rechte, zu deren Ausübung Sie uns oder unsere Datenschutzbeauftragte jederzeit unter den genannten Daten kontaktieren können.

• Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. 
• Sie haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger und ggf. auf Vervollständigung unvollständiger Daten. 
• Sie haben das Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten, wenn einer der Löschungsgründe des Art. 17 DSGVO gegeben ist. 
• Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. 
• Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen. 
• Sie haben das Recht, der Datenverarbeitung – sofern diese auf Basis der Wahrung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 f) DSGVO erfolgt - zu widersprechen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. 
• Sie haben das Recht, Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. 
• Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die gesetzlichen Regelungen verstößt.

10. Änderung der Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise jederzeit an technische und gesetzliche Anforderungen anzupassen.